GED : enfin le zéro papier

Vous avez bien essayé de scanner vos documents et de les ranger manuellement mais cela nécessite un temps de secrétariat important, plusieurs heures par mois ce qui mobilise vos secrétaires et ne les laisse pas disponibles pour les tâches les plus importantes notamment l’accueil des patients et le courrier.

La Gestion Électronique de Document ou GED est un système informatisé d’acquisition, de classement, de stockage et d’archivage permettant l’indexation et la numérisation des documents en faisant appel à des algorithmes statistiques.

Il devient alors possible de les retrouver par pertinence, type d’examen, nom et prénom du patient, origine du document.

Bien entendu, un lien avec votre logiciel métier permet de les ranger automatiquement dans le dossier du patient, toutes ces tâches étant automatisées.

Canon DR2010C 2

La prise en charge des documents se fait à l’aide d’un scanner permettant la numérisation recto-verso et la séparation des documents qui sont mis en liasse dans le chargeur du scanner, sans aucune intervention de votre secrétaire.

Il vous suffit ensuite de rentrer les mots clés pour retrouver immédiatement le document, le visualiser, l’imprimer ou l’envoyer par mail.

Tout ceci nécessite un paramétrage rigoureux, notamment de l’OCR (figure n° 1) temps incompressible pour obtenir rapidement une reconnaissance parfaite, permettant d’améliorer la productivité de votre secrétariat. La gestion des documents devient alors un jeu d’enfant : il suffit de taper le nom du patient et le type d’examen pour obtenir le document recherché (figures nos 2 et 3).

Figure 1

Figure 2

Figure 3

Si l’investissement financier peut paraître important au départ, il est rapidement amorti, par les heures de secrétariat récupérées dans la gestion des documents qui sont désormais toujours disponibles en un clic.

Vous pouvez retrouver une démo de GED en ligne à l’adresse suivante : http://www.scanfile.fr/demo.php